合同里需要（yào）写明（míng）与会议相关的各种事项，分清（qīng）权利和义务，从而当出现争议时（shí），法庭将按合同中双方意见一致的条（tiáo）款，按有利的方式保护利益受（shòu）损方。

本公司据以往经验，现将一般（bān）会议（yì）合同的内容公布（bù）如下（xià）（具体合同双方另议（yì））：

1、房间数目和房间价格：列明每晚所需房间数和房（fáng）间价（jià）格（gé）；
2、免费房间：注明（míng）会（huì）议组织人员（yuán）每晚可免费使用的房间数（shù）；
3、工作间及房（fáng）价：除免费房（fáng）间外，会议工作人（rén）员还可（kě）享受优（yōu）惠价（jià）格的房间；
4、套房、贵（guì）宾（bīn）房：本条款需列明（míng）具体的房间要求；
5、房间位置：应列明各（gè）个所订房间的（de）具体方位和房间档次；
6、平（píng）均房价：是根（gēn）据各（gè）种（zhǒng）类型房间（jiān）占相同百（bǎi）分比计算出来的一个调整后的平均价，适用于各类房间；
7、无转移条款（kuǎn）：即会议举行期间如遇（yù）酒店（diàn）所订房间（jiān）超出（chū）实际接待能力（lì）时，不得使（shǐ）会议（yì）人（rén）员转移其他酒店（diàn）；
8、入住及退房登记：登记情况（kuàng）视酒店规定而定（dìng）；
9、提前入住和推（tuī）迟退房: 如（rú）果在该（gāi）问题上的需求与酒店（diàn）规定有（yǒu）所偏差，则一（yī）定要在合同中注明；
10、预定取（qǔ）消日（rì）期：一般规定（dìng）为预（yù）定者在计划（huá）使用（yòng）日期之前30天，这一条双（shuāng）方可（kě）以再协商；
11、会议场所要（yào）求：如果会议（yì）规模可能（néng）出（chū）现调（diào）整，最好在合（hé）同中（zhōng）确定一个调（diào）整（zhěng）时间（jiān）；
12、会议场租：可以是一个固定价格（gé）也（yě）可以根据（jù）所订客房情况协商；
13、24小时租用（yòng）：如果是按24小时租用酒店会（huì）议室，那（nà）么即使24小时（shí）之内不用（yòng）会议室，酒店（diàn）也不得使用；
14、会场变动（dòng）：合（hé）同（tóng）中注明预定的会（huì）议室，没酒店的事先通知和会议（yì）方的书面同意，已订好的会场不能再有变（biàn）动；
15、房间定金：合同中必须注明预付定金的具体时间，合同（tóng）中应（yīng）要求（qiú）酒店在定金预付日期到来时进行提醒（xǐng）；
16、结账（zhàng）：谁来（lái）负责会议方结账事宜，谁有（yǒu）权在账单上签字，有哪些（xiē）具体（tǐ）事项（xiàng），这些问题（tí）必须（xū）在合同中说明；
17、餐饮消耗：此条款规（guī）定对于（yú）因活动取消或（huò）与会人数不足（zú）而引起的餐饮（yǐn）活动减少，会议方应（yīng）给予（yǔ）酒店一定补偿；
18、仲裁（cái）条款（kuǎn）：如合（hé）同中有仲裁解决争议的条款，在签（qiān）订合同前，要先决（jué）定（dìng）会（huì）议方（fāng）是倾向使用仲裁手段还是反对（duì）；
19、视听设备租用：明确视听（tīng）设备（bèi）的（de）种（zhǒng）类、品（pǐn）牌、数量、租（zū）用时间（jiān）、费（fèi）用；
20、会议（yì）物资运抵酒店：在（zài）会（huì）议前，会议所用的物资要运到（dào）酒店库房（fáng），在合同中应注明库房工作时间和酒店政策；
21、电话附加费（fèi）：尽量与酒店协商，免付电（diàn）话使用（yòng）附加费。协商（shāng）文件（jiàn）应包括在合同（tóng）中；
22、展品的（de）处理：展（zhǎn）品（pǐn）运进（jìn）、运出酒（jiǔ）店时间的规定对费用开（kāi）支有很大（dà）影（yǐng）响，双方应（yīng）进行协商和讨（tǎo）论；
23、最低餐（cān）饮消费：有些酒（jiǔ）店的合同上有最低消费这一条款，规定客人的用餐花费必（bì）须达到某一最低金额；
24、安全、防火规（guī）定：酒店符合安全和（hé）防火（huǒ）的（de）有关规（guī）定；
25、残疾人保（bǎo）障：合同中特别列明酒店内设施和政（zhèng）策与有关残疾（jí）人保障法是相符的（de）；
26、合同的终（zhōng）止：如遇第三者原因，不可（kě）抗力或特殊事件的发生，则允许一方提出终止合同而不（bú）受违约罚款；
27、免（miǎn）责（zé）：双方应同（tóng）意，对（duì）于一些疏忽事件和其他一些不影响（xiǎng）会议进行和偶然突（tū）发事件对方不负责（zé）任；
28、订房确认报告：如果（guǒ）不写入合同（tóng）中，那么也要在合同中加入订房确认报告这（zhè）一（yī）条款；

备注：保存一份书面（miàn）合同；将所（suǒ）有（yǒu）的回复传真或信函作（zuò）为书面承诺归（guī）档保存。